Print

Handleiding Nederlandse bedrijfsgegevens

1. Inleiding

Bijgaand document geeft een beschrijving van installatie, configuratie en werkwijze van deze App.

Als eerste worden in de inleiding enkele uitgangspunten opgesomd waarna de voorwaarden worden benoemd om te gaan werken met deze App.

1.1 Uitgangspunten

Multi-language
Alle functionaliteit ondersteund de multi-language functionaliteit van Microsoft Dynamics 365 CE. Momenteel is de functionaliteit in twee talen; te weten Nederlands en Engels.

Versie Dynamics 365
De ondersteunde versie is altijd de laatste en voorlaatste versie (wave) van Dynamics 365 CE.

Online vs. on-premise
Alleen de online versie wordt ondersteund.

1.2 Voorwaarden

Vereist kennisniveau
Er wordt uitgegaan van basisvaardigheden inzake installatie van Solutions binnen Dynamics 365 CE.

Garanties
Wij kunnen vooraf geen garanties geven voor werking van de Solutions in alle mogelijke Microsoft Dynamics 365 CE omgevingen. Zeker bij “complexere” infrastructuren dient dit nader te worden onderzocht of getest.

Browsers
Standaard geteste en ondersteunde browsers zijn Chrome (onder Windows) en Edge.

Versies Dynamics 365 CE
De versie wordt alleen ondersteund in een online omgeving (Office 365 portal) welke standaard wordt gebruikt.

Gebruik test- of OTAP-omgeving
Wij willen er expliciet op wijzen dat de beschreven stappen altijd eerst via een test- of OTAP-omgeving worden uitgevoerd. Na correcte werking kunt u het e.e.a. nogmaals uitvoeren in de productieomgeving. In bepaalde situatie / inrichtingen worden formulieren aangepast en b.v. auditing uitgezet.

2. Functionaliteit toevoegen account

De onderstaande beschrijving somt de stappen op om een account of een lead (potentiële klant) toe te voegen.
Voeg binnen Dynamics 365 CE een nieuwe account toe:

Klik op Zoek in handelsregister:

Voer nu de relevante zoekgegevens in gescheiden met komma’s:

Er kan gezocht worden op naam; naam, plaats; naam, straat, plaats; postcode, huisnummer; KvK nummer; KvK nummer, naam.

Selecteer het juiste account en zodra alle detail gegevens zichtbaar zijn:

Druk dan op “Toevoegen/opslaan” en de gegevens worden overgenomen naar Dynamics 365 CE.

3. Functionaliteit verrijken account

Naast het toevoegen kan een Account ook worden verrijkt. Ga naar het te verrijken account binnen Dynamics 365 CE. Selecteer “Zoek in handelsregister” in de opdrachtbalk.

Direct wordt het juiste bedrijf opgezocht. Selecteer het bedrijf en ook nu kunnen de gegevens overgenomen worden naar Dynamics 365 CE.

Met uitroeptekens wordt aangegeven dat er een verschil is tussen gegevens binnen Dynamics 365 CE en de nieuwe data.

4. Functionaliteit bepaal BTW nummer

Tijdens het toevoegen of verrijken van een account kan direct het BTW nummer worden opgehaald. Dit wordt via de instellingen bepaald. Dit kan echter ook met een aparte actie worden uitgevoerd.

Open daartoe een account en klik bovenin op ‘Bepaal BTW nummer’.

Het volgende scherm verschijnt met het opgehaalde BTW nummer:

Middels OK wordt het BTW-nummer toegevoegd.

5. Installatie

De installatie verloopt via de Appsource van Microsoft en de upgrade verloopt via het Powerplatform.
Hieronder wordt uitgelegd hoe dit dient te worden uitgevoerd.

5.1 Installatie van de App via Appsource

De installatie bestaat uit het inlezen van drie Solutions (Common, Nederlandse bedrijfsgegevens, Update Service) via de App op de Appsource:

Deze kan worden gevonden middels de volgende URL: Microsoft AppSource – Nederlandse bedrijfsgegevens

Volg hierbij de standaard stappen en voer dit altijd als eerste uit in een TEST-omgeving.

5.2 Upgrade van een Solution via Powerplatform

Binnen het PowerPlatform is inzichtelijk van welke Solutions een update beschikbaar is:

Volg hierbij de standaard stappen en voer dit altijd als eerste uit in een TEST-omgeving.

6. Configuratie

Om de configuratie uit te voeren dient een gebruiker voldoende rechten te hebben.

6.1 Autorisatie

Gebruikers kunnen worden geautoriseerd voor de diverse modules van de Webservices.nl App door ze bepaalde gebruikersrollen te geven. LET OP: ook een systeembeheerder zal zonder genoemde rollen de modules niet kunnen gebruiken!

6.2 Aanmaken webservices instellingen

Voor het aanmaken van de algemene instellingen, open de zojuist geïnstalleerde solution (1). Vul vervolgens bij onderstaande de Gebruikersnaam (2) en het Wachtwoord (3) in welke via de leverancier / partner te verkrijgen zijn en sla deze op (4).
Indien nog geen gebruikersnaam aanwezig is kan een proeftegoed geautomatiseerd worden aangevraagd (5).

6.3 Instellingen

Om de specifieke instellingen te configureren, open de zojuist geïnstalleerde solution (1), vul bij de verschillende onderdelen (2) de instellingen in en sla deze altijd op ook al heeft u niets gewijzigd (3).

De Nederlandse bedrijven App werkt zowel op het Account als op de Lead (Potentiële klant). Deze kunnen apart van elkaar ingesteld worden:

Hieronder volgt de beschrijving van de instelling per entiteit, Account of Lead (Potentiële klant).

Zoekscherm instellingen
Er zijn 2 opties voor het zoekscherm te configureren.
1. Direct zoeken bij openen: indien Ja, dan zal na het openen van het Handelsregister zoekscherm automatisch en aan de hand van de reeds ingevoerde gegevens in het accountscherm worden gezocht.
2. Direct ophalen bij 1 zoekresultaat: indien Ja, dan zal wanneer “Zoeken” exact 1 resultaat oplevert deze automatisch worden geselecteerd en opgehaald.

Bedrijfsgegevens
Onder de tab “Bedrijfsgegevens” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

Adressen
Een Handelsregister adres bestaat standaard uit 3 delen:
• Adres
• Huisnummer
• Huisnummer toevoeging
Onder de tab “Adressen” kan worden geconfigureerd om deze gegevens in 1, 2 of 3 velden terecht te laten komen. Verder kunnen de volgende extra opties ingesteld worden:
1. De plaatsnaam in hoofdletters
2. Postcode met of zonder spatie

Indicaties
Onder de tab “Indicaties” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

Belangrijke data
Onder de tab “Belangrijke data” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

Personeel
Onder de tab “Personeel” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

Activiteiten
Onder de tab “Activiteiten” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

Financieel
Onder de tab “Financieel” kan geconfigureerd worden welke Handelsregister gegevens met welke Dynamics 365 / CRM velden op het account formulier overeenkomen.

BTW
Onder de tab “BTW” kan geconfigureerd worden in welk veld het BTW nummer en de laatste datum dat het BTW nummer bij Webservices is geüpdatet, wordt geplaatst. Bovendien kan ingesteld worden of deze informatie direct met het ophalen van de KvK gegevens wordt opgehaald, of alleen via de aparte button.

Toevoegen aan update lijst Company Info
Deze tab is alleen beschikbaar bij de Account en deze is noodzakelijk voor de Update Service voor de KvK solution. Hier wordt ingesteld of de vraag bij iedere opvraging van de KvK informatie gesteld moet worden of deze toegevoegd moet worden aan de Update lijst gesteld moet worden en of het antwoord dan Ja of Nee moet zijn.

Let op:
Wanneer een CRM veld niet op het accountformulier aanwezig is dan wordt het Handelsregister gegeven genegeerd. Het is niet verplicht om alle velden op het accountformulier beschikbaar te hebben.

6.4 Standaard tab

Standaard worden alle velden van het handelsregister in een tab met KvK gegevens toegevoegd:

Vorige artikel Handleiding Lead Generator
Volgende artikel Handleiding Uittreksels bedrijven
Inhoudsopgave