Print

Handleiding Update Service

1. Inleiding

Bijgaand document geeft een beschrijving van installatie, configuratie en werkwijze van de Solution.

Als eerste worden in de inleiding enkele uitgangspunten opgesomd waarna de voorwaarden worden benoemd om te gaan werken met deze Solution.

1.1 Uitgangspunten

Multi-language
Alle functionaliteit ondersteund de multi-language functionaliteit van Microsoft Dynamics 365 / sales. Momenteel is de functionaliteit in twee talen; te weten Nederlands en Engels.

Versie Dynamics 365 / sales
De ondersteunde versie is altijd de laatste en voorlaatste versie (wave) van Dynamics 365 / sales.

Online vs. on-premise
Alleen de online versie wordt ondersteund.

1.2 Voorwaarden

Vereist kennisniveau
Er wordt uitgegaan van basisvaardigheden inzake installatie van Solutions binnen Dynamics 365 / sales.

Garanties
Wij kunnen vooraf geen garanties geven voor werking van de Solutions in alle mogelijke Microsoft Dynamics 365 / sales omgevingen. Zeker bij “complexere” infrastructuren dient dit nader te worden onderzocht of getest.

Browsers
Standaard geteste en ondersteunde browsers zijn Chrome (onder Windows) en Edge.

Versies Dynamics 365 / sales
De versie wordt alleen ondersteund in een online omgeving (Office 365 portal) welke standaard wordt gebruikt.

Gebruik test- of OTAP-omgeving
Wij willen er expliciet op wijzen dat de beschreven stappen altijd eerst via een test- of OTAP-omgeving worden uitgevoerd. Na correcte werking kunt u het e.e.a. nogmaals uitvoeren in de productieomgeving. In bepaalde situatie / inrichtingen worden formulieren aangepast en b.v. auditing uitgezet.

2. Basisopzet

Middels de update services kunnen updates van het Handelsregister worden ontvangen waardoor het relatiebestand altijd up-to-date is. Dit onder voorwaarde dat aangemaakte account zijn geplaatst op de update lijst bij Company.info.

Om te kunnen werken met de update service dient als eerste de tabel “Handelsregister updates” aan de gebruikte hub te worden toegevoegd:

Daarnaast zijn bij een account een aantal velden toegevoegd welke ondersteunend zijn voor de update service:

Uitgeschreven uit KvK
Geeft aan dat een account verwijderd is uit de KVK, veelal door opheffing of faillissement. De reden is niet bekend via de update service maar kan via Company.info online worden ingezien.

Op de volglijst CRM en sinds wanneer
Geeft aan of volgens CRM dit record op de volglijst staat. Let op dat kan dus afwijken van of dit echt zo is. Daarom ook de SYNC functionaliteit. Er wordt bijgehouden wanneer dit volgens CRM is gebeurd.

Hoe komt een account standaard op de update lijst van Company.info?

Bij de instellingen van de KvK solution kan dit worden geparametriseerd:

Hierbij kan de vraag worden getoond of het account moet worden toegevoegd aan de update lijst en wat de default waarde van de vraag is:

Weergave update lijst
Het advies is een weergave bij de accounts aan te maken van de bedrijven die al op de update lijst staan.

3. Initiële sync

De eerste keer dat met de (nieuwe) update service wordt gewerkt dient een initiële sync te geschieden om de update lijst van Company.info synchroon te krijgen met de gegevens in CRM.

Er zijn een flink aantal scenario’s mogelijk waardoor er mismatches zijn (ontstaan), bijvoorbeeld:
1. Account wel op volglijst bij Company.info maar verwijderd uit CRM
2. Account in CRM dubbel ingevoerd (actief/actief, inactief/actief, inactief/inactief)
3. Gegevens in CRM per ongeluk verkeerd aangepast (b.v. KvK nummer)
4. Etc.

Het uitvoeren van de sync kan middels een flink aantal opties:

Opties “Wel op update lijst CI, maar account niet gevonden in CRM:”
– Melden en niets doen (standaard optie)
– Melden en van volglijst verwijderen

Opties “Wel op update lijst CI maar account niet op update lijst in CRM:”
– Melden en CRM bijwerken (standaard optie)
– Melden en niets doen
– Melden en van update lijst CI verwijderen

Opties “Account wel op update lijst in CRM niet op update lijst bij CI”
– Melden CRM aanpassen naar niet op update lijst (standaard optie)
– Melden en toevoegen aan update lijst
– Melden en niets doen

De standaard opties zijn zo gedefinieerd dat bij een eerste sync alle vinkjes in CRM gezet worden zoals dat op dat moment bij Company info bekend is en dat er GEEN bedrijven van de update lijst worden verwijderd die niet bestaan in CRM.

TIP
Je kan dus een bulk update doen en alle accounts die je wilt volgen het vinkje “op volglijst” op ja laten zetten. Daarna kan je deze sync uitvoeren waarbij je aangeeft dat als ze niet al op de volglijst staan ze dat als nog doen. Via de copy knop kan de tekst van de log worden gekopieerd naar Word.

Hiermee wordt dus ook aangegeven dat er GEEN plugins afgaan op het wijzigen van het veld zelf maar dat wijzigingen alleen worden doorgevoerd door de scripting!

Let op: indien dit in de TEST omgeving wordt gedaan zorg dan ook voor een aparte Company.info account anders worden de updates die bedoeld zijn voor de PROD omgeving verwerkt in de TEST omgeving!

4. Functionaliteit beheer update lijst

Bij het selecteren van 1 of meerdere accounts kunnen deze aan de update lijst worden toegevoegd / verwijderd:

4.1 Account(s) – verwijderen van de update lijst

Eerst records selecteren alvorens je iets kan verwijderen:

4.2 Account(s) – toevoegen aan de update lijst

Eerst records selecteren alvorens je iets kan toevoegen:

5. Functionaliteit verwerken updates

Als eerste dienen de updates periodiek te worden opgehaald.

Vervolgens kan keuze worden gemaakt deze automatisch of handmatig te verwerken.

5.1 Handelsregister updates – updates ophalen

5.2 Handelsregister updates – Automatisch verwerken

Keuze:
– Selecteren records die je automatisch wilt verwerken
– Niets selecteren betekend dat alle onverwerkte records automatisch verwerkt worden. Let op: hij pakt er 250 per keer. Dus na de eerste 250 wordt het huidige totaal aantal verhoogt met de volgende pagina.

5.3 Handelsregister updates- Handmatig verwerken

Keuze:
– Selecteren records die je handmatig wilt verwerken
– Niets selecteren betekend dat alle onverwerkte records handmatig verwerkt worden. Let op: hij pakt er 250 per keer. Dus na de eerste 250 wordt het huidige totaal aantal verhoogt met de volgende pagina. CRM geeft met de huidige XRM api nog geen totaal aantal terug, al kan dat wel met een directe webservice call.

Toon alle gegevens:

6. Inzicht in wijzigingen

Via Instellingen | controle | Overzichtsweergave van controles is zichtbaar welke Accounts gewijzigd zijn.

Dubbelklikken op een record geeft de specifieke wijziging weer.

7. Installatie

De App van de Update service komt automatisch mee met de installatie van de App voor Nederlandse bedrijfsgegevens.

8. Configuratie

Om de configuratie uit te voeren dient een gebruiker voldoende rechten te hebben.

8.1 Autorisatie

Gebruikers kunnen worden geautoriseerd voor de diverse modules van de Webservices.nl App door ze bepaalde gebruikersrollen te geven. LET OP: ook een systeembeheerder zal zonder genoemde rollen de modules niet kunnen gebruiken!

 

Bijlage 1: Activeren controle instellingen account

Om te controleren welke Accounts ge-update worden, moet de controle instellingen op Account aangezet worden. Ga naar instellingen / controle / algemene instellingen controleren.

Zet hier het vinkje Controle starten aan op Algemene entiteiten:

Vervolgens moeten we aangeven op welke entiteit deze controle aan moet staan. Ga naar instellingen / controle / controle-instellingen voor entiteiten en velden.

Ga vervolgens naar Account en zet Controle aan.

Vervolgens bovenin op Opslaan en Publiceren klikken.

Bijlage 2: Testmogelijkheden

Middels het handmatig invoeren van een update kan de update service in beperkte vorm worden getest. Ga hiervoor naar handelsregister updates en voeg middels nieuw een update toe:

Voer het KvK nummer, het vestigingsnummer en de bedrijfsnaam in:

Verander iets bij het bedrijf, b.v. de plaats en de straat:

Ga vervolgens naar de update service:

Met volgende resultaat:

Vorige artikel Handleiding Uittreksels bedrijven
Volgende artikel Manual International Business
Inhoudsopgave